Jaarverslagen. Daar hebben we er in de loop der jaren heel veel van gemaakt. En hoe we ook ons best deden, het zijn nooit uitgaven geworden waar rijen wachtende mensen voor bij de kassa stonden. Niet echt bestsellers dus.
En dat is jammer, want een jaarverslag is voor een organisatie een mooi middel om alle belanghebbenden (de stakeholders) te laten zien waar je als organisatie mee bezig bent geweest en wat je doelstellingen voor de nabije toekomst zijn.
Dat die jaarverslagen geen doorslaande successen zijn geweest heeft te maken met twee dingen:
- de beroerde of ontbrekende voorbereiding
(vaak wordt de productie van een jaarverslag veel te laat gestart. Wat vreemd is, want je weet nu al wat er straks moet gebeuren… Maar is een hardnekkig probleem waardoor jaarverslagen onnodig duur worden en minder effectief dan zou kunnen) - een gebrek aan technische mogelijkheden
(In het verleden was er alleen papier. Een prachtige vorm weliswaar, maar gebonden aan een lineaire indeling zonder interactieve elementen)
1. Het oude jaarverslag
Als je je jaarverslag niet alleen maakt voor jezelf en voor je accountantsbureau, moet je voor een goede voorbereiding zorgen. En die begint nu, in januari. Niet in mei, nadat de accountant eindelijk zijn handtekening heeft gezet (nou ja, eigenlijk begint het na het uitbrengen van het jaarverslag van vorig jaar, maar da’s nu te laat…)
Wat te doen?
Evalueer de vorige jaarverslagen en stel een doel vast voor het huidige jaar. Kijk wat er beter kan, wat je anders wilt. Betere foto’s? Zorg dan dat je op sleutelmomenten een goede (professionele) fotograaf ter beschikking hebt. Wil je een jaarverslag in een context plaatsen? Duik dan nu alvast de archieven in. Beschouw je je jaarverslag als belangrijk communicatiemiddel (en dat zou moeten!), begin dan nu met het ontwerpen van een thema, een stramien en bepaal nu al de media die je wilt inzetten. Er is zoveel voor te bereiden en dat voorkomt allemaal dat je straks -in april, mei of juni dus- halsoverkop beslissingen moet nemen die of afbreuk doen aan de intentie omdat er concessies moeten worden gedaan, of dat alles onnodig peperduur wordt omdat er onder tijdsdruk extra vakmensen moeten worden ingezet.
2. Het nieuwe jaarverslag
Bij een goede voorbereiding is het belangrijk dat je alle mogelijke publicatievormen in ogenschouw neemt. Het hoeft tegenwoordig niet per sé een boekwerk gedrukt op luxe papier te worden, een digitale publicatie is prima. Maar zorg dan wel dat je aansluit bij het mediagebruik van de lezer. Zet er dus een film in, in plaats van een stuk tekst. En werk met interactieve statistieken in plaats van die fraaie maar saaie staafdiagrammen. Zorg ervoor dat mensen hap-snap door het jaarverslag kunnen ‘zappen’ in plaats van het lineair te moeten consumeren. De technische mogelijkheden zijn in de loop der jaren enorm toegenomen en het kijk- en leesgedrag is daardoor ook flink veranderd. Speel daarop in, maak er gebruik van!
Met een beetje voorbereiding en een fikse dosis creativiteit kunt u anno 2016 van een jaarverslag een prachtig interactief document maken dat bijdraagt aan een positieve confrontatie met uw organisatie. En ja: ZonneveldMarks helpt u graag op weg want die bestseller, die willen wij uiteindelijk net zo graag als u.
3. Uw jaarverslag
We maken met alle liefde een jaarverslag anno 2016 dat goed gelezen (en bekeken) wordt en waar u nog jaren trots op kunt zijn, ongeacht de jaarresultaten. Digitaal en interactief, met een slimme opbouw en met keuzemogelijkheden waardoor niet alleen uw accountant en uzelf de lezers zijn, maar ook uw medewerkers, potentiële nieuwe medewerkers, de mensen in de fysieke omgeving van uw organisatie en de pers. En wij natuurlijk, en onze hele familie!