Er gaat niets boven een content management system, een cms. Iedere organisatie kan zo zelf zijn website bijhouden. Er is voor iedereen een inlog beschikbaar zodat op ieder moment van de dag de website geactualiseerd kan worden. Iemand van de hrm-afdeling kan het, de medewerkers van de communicatieafdeling uiteraard, de it-ers en een paar leidinggevenden van uiteenlopende afdelingen. Handig! En het begin van een drama.
Structuur
Een cms is namelijk alleen maar een cms als er structuur inzit. U kunt eindeloos veel secties aanmaken en nog meer categorieën waarin u uw berichten en foto’s kunt posten. Dat is makkelijk, want het maakt een cms flexibel. Maar het is ook een ramp als er meer dan 1 iemand aan gaat werken. Althans, dat kan het zijn. Of worden.
Chaos
Ik word niet vaak gevraagd om een website compleet te onderhouden (jammer). Ik word steeds vaker gevraagd om een website die al één of twee jaar in de lucht is eens onderhanden te nemen. En ik snap wel waarom: als ik inlog zie ik aan de beheerkant van de website (‘de achterkant’) een kakafonie aan secties en categorieën, een kermis vol zwevende artikelen waar je alleen nog met een kapmes doorheen kunt. Inderdaad: het cms is een jungle geworden waarin iedereen maar een beetje doet wat hem of haar goeddunkt, de logica van een ander als chaos bestempelt en er vervolgens een ander soort logicasaus overheen gooit.
Voorbereiden
“Ik kom er niet meer uit”, is de klacht. En ja, dat is begrijpelijk. “Het is gaandeweg een puinhoop geworden.” En ja, dat zal wel. Maar het probleem is niet ‘gaandeweg’. Het probleem is ontstaan bij oplevering van de site. Toen zijn er zaken nagelaten die bij een cms onontbeerlijk zijn. Bijvoorbeeld het aanwijzen van een redactieteam. Het maandelijks bijeenkomen. Het vastleggen van een structuur, en een werkwijze. Een website beheren is meer dan af en toe een tekst of een foto plaatsen, zo blijkt uit de praktijk. Daarom: onderschat het niet en bereid u grondig voor.